Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer
Beranda / Tips Memilih Software CRM yang Tepat

Tips Memilih Software CRM yang Tepat

Di era digital seperti sekarang ini, membangun dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan adalah salah satu kunci utama kesuksesan bisnis. 

Nah, di sinilah peran CRM (Customer Relationship Management) menjadi sangat penting. 

Dengan software CRM yang tepat, Anda bisa mengelola interaksi dengan pelanggan, mengoptimalkan proses penjualan, dan meningkatkan loyalitas pelanggan secara lebih efisien.

Namun, dengan begitu banyaknya pilihan software CRM di pasaran, tentu tidak mudah menentukan mana yang paling cocok untuk kebutuhan bisnis Anda. 

Salah pilih CRM bisa membuat kerja tim jadi tidak efektif, atau malah membuat anggaran bengkak karena fitur yang tidak terpakai. 

Maka dari itu, penting untuk memilih CRM dengan pertimbangan yang matang.

Berikut ini adalah beberapa tips memilih software CRM yang bisa menjadi panduan Anda agar tidak salah langkah.

1. Pahami Kebutuhan Bisnis Anda Terlebih Dahulu

Sebelum memilih software CRM, langkah pertama yang wajib dilakukan adalah memahami kebutuhan internal bisnis Anda. 

Apakah CRM digunakan untuk tim sales, marketing, customer service, atau semuanya sekaligus?

Tanyakan hal-hal berikut ini:

  • Apakah Anda membutuhkan CRM yang bisa mengelola prospek penjualan secara detail?
  • Apakah Anda ingin memantau aktivitas tim penjualan secara real-time?
  • Apakah CRM harus terhubung dengan email marketing?
  • Apakah perlu integrasi dengan sistem lain seperti WhatsApp, website, atau marketplace?

Dengan mengetahui apa yang benar-benar dibutuhkan, Anda bisa lebih mudah menyaring software CRM yang fiturnya sesuai.

2. Pertimbangkan Skalabilitas Software

Software CRM yang Anda pilih harus mampu tumbuh bersama bisnis Anda. Artinya, saat bisnis berkembang, CRM juga harus bisa menyesuaikan kebutuhan yang makin kompleks.

Misalnya, saat ini Anda hanya punya 5 orang sales, tapi dalam setahun bisa jadi bertambah jadi 20 orang.

Apakah CRM tersebut mendukung penambahan pengguna dengan mudah? Apakah sistemnya stabil saat digunakan oleh banyak orang secara bersamaan?

Pastikan CRM memiliki fitur dan kapasitas yang bisa dikembangkan tanpa harus ganti platform lagi di masa depan.

3. Pilih Software yang Mudah Digunakan (User-Friendly)

CRM yang punya banyak fitur memang menggiurkan, tapi kalau terlalu rumit digunakan, malah bikin tim Anda frustrasi. 

Jadi, pastikan software CRM tersebut punya antarmuka yang sederhana dan mudah dipahami, bahkan oleh orang yang tidak terlalu melek teknologi.

Beberapa hal yang bisa Anda pertimbangkan:

  • Apakah CRM memiliki dashboard yang intuitif?
  • Apakah alur penggunaannya jelas dan tidak membingungkan?
  • Apakah tersedia panduan atau onboarding untuk pengguna baru?

Kalau memungkinkan, pilih CRM yang menyediakan demo gratis atau trial, supaya tim bisa mencoba dulu dan melihat apakah nyaman digunakan sehari-hari.

4. Perhatikan Fitur-Fitur yang Ditawarkan

Fitur adalah jantung dari sebuah software CRM. Tapi jangan tergiur dengan banyaknya fitur, pilihlah yang relevan dengan operasional bisnis Anda.

Berikut beberapa fitur penting dalam CRM yang bisa Anda pertimbangkan:

  • Manajemen prospek dan pelanggan: Bisa menyimpan dan mengelola informasi pelanggan.
  • Automasi penjualan dan pemasaran: Mengirim email otomatis, follow-up, dan lainnya.
  • Laporan dan analisis: Menyajikan data penjualan dan kinerja tim secara visual.
  • Integrasi dengan tools lain: Seperti email, WhatsApp, Google Calendar, dan marketplace.
  • Mobile access: Bisa diakses melalui aplikasi mobile untuk tim lapangan.

Jika bisnis Anda lebih fokus pada layanan pelanggan, maka fitur ticketing atau live chat bisa jadi prioritas.

5. Pastikan Bisa Integrasi dengan Aplikasi Lain

Di era digital, hampir semua bisnis menggunakan berbagai macam tools seperti email marketing (Mailchimp), akuntansi (Jurnal), komunikasi (Slack, WhatsApp), atau bahkan e-commerce (Tokopedia, Shopee).

Pastikan software CRM pilihan Anda bisa berintegrasi dengan tools lain yang sudah digunakan.

Integrasi ini penting agar semua sistem bekerja secara otomatis dan efisien tanpa perlu kerja manual berulang.

Contoh manfaat integrasi:

  • Data pelanggan dari website langsung masuk ke CRM.
  • WhatsApp pelanggan bisa dicatat otomatis ke dalam CRM.
  • Laporan penjualan terhubung langsung ke sistem keuangan.

Semakin terhubung sistemnya, semakin mudah mengelola bisnis Anda.

6. Perhatikan Keamanan Data

CRM akan menyimpan banyak data sensitif, mulai dari nama pelanggan, nomor telepon, email, hingga histori transaksi. Maka dari itu, keamanan data menjadi hal yang sangat krusial.

Pastikan CRM memiliki standar keamanan yang memadai seperti:

  • Enkripsi data
  • Sistem backup otomatis
  • Pengaturan hak akses pengguna
  • Sertifikasi keamanan seperti ISO atau GDPR compliance

Jangan sampai data pelanggan bocor karena sistem CRM yang kurang aman. Hal ini bisa berdampak besar terhadap reputasi bisnis Anda.

7. Cek Harga dan Skema Pembayaran

Harga tentu menjadi pertimbangan penting, terutama untuk bisnis kecil dan menengah. 

Tapi, jangan hanya mencari yang termurah, tapi cari yang memberikan nilai terbaik sesuai dengan fitur dan support yang ditawarkan.

Beberapa CRM menawarkan sistem langganan bulanan, tahunan, atau berdasarkan jumlah pengguna. Pastikan Anda paham skema harganya, dan tanyakan juga:

  • Apakah ada biaya tambahan untuk upgrade fitur?
  • Apakah tersedia paket khusus untuk UMKM?
  • Apakah bisa custom sesuai kebutuhan?

Perhatikan juga apakah penyedia CRM menawarkan free trial atau demo, agar Anda bisa mencoba dulu sebelum berkomitmen membayar.

8. Lihat Dukungan dan Layanan Pelanggan

CRM adalah software yang akan Anda gunakan setiap hari, jadi penting untuk memastikan tim support dari penyedia CRM selalu siap membantu jika ada kendala teknis atau pertanyaan.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

  • Apakah tersedia layanan pelanggan 24/7?
  • Apakah mereka menyediakan training atau onboarding?
  • Apakah ada komunitas pengguna atau forum bantuan?

Dukungan teknis yang cepat dan responsif bisa sangat membantu, terutama di saat-saat genting.

9. Baca Review dan Testimoni Pengguna Lain

Sebelum benar-benar memutuskan menggunakan CRM tertentu, sempatkan waktu untuk membaca ulasan dan pengalaman pengguna lain. 

Banyak informasi berharga yang bisa didapat dari review di internet, forum bisnis, atau media sosial.

Cari tahu:

  • Apa kelebihan dan kekurangannya menurut pengguna lain?
  • Apakah sering ada gangguan teknis?
  • Apakah pihak penyedia cepat menanggapi keluhan?

Testimoni dari pengguna lain bisa membantu Anda menghindari kesalahan yang mungkin terjadi.

Memilih software CRM bukan hanya soal teknologi, tapi juga strategi jangka panjang untuk meningkatkan kualitas hubungan dengan pelanggan. 

CRM yang tepat akan membantu Anda memahami pelanggan lebih baik, meningkatkan produktivitas tim, dan tentu saja mendorong penjualan.

Ingat, tidak ada CRM yang sempurna untuk semua bisnis. Yang terbaik adalah yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kondisi bisnis Anda saat ini, serta bisa berkembang di masa depan. 

Jadi, jangan terburu-buru. Lakukan riset, coba demo, dan libatkan tim Anda dalam proses pemilihan.

Semoga tips-tips di atas bisa membantu Anda menemukan CRM yang paling pas dan menjadi senjata rahasia dalam mengembangkan bisnis!